Pengertian Surat Klaim (Keluhan) Beserta Contohnya – Apakah anda pernah merasakan ketidakpuasan dalam membeli suatu barang ataupun pelayanan jasa? Hal ini dikarenakan barang tidak sesuai dengan keinginan atau kenyataan maupun pelayanan customer service yang kurang memuaskan. Untuk menanggapi ketidakpuasan ini dibuatlah surat klaim (keluhan) atas ketidaknyamanan tersebut. Lalu apa pengertian surat klaim (keluhan)? Bagaimana pembuatan contoh surat klaim (keluhan)?
Surat klaim merupakan jenis surat yang diberikan kepada penyedia barang atau jasa tertentu karena barang ataupun jasa yang diberikan kurang memuaskan dan tidak sesuai dengan harapan. Penulisan surat keluhan tidak memerlukan ketentuan tertentu. Namun harus memuat alamat yang dituju serta keluan yang disampaikan harus jelas. Kemudian juga disertai dengan nama dan tanda tangan dibagian akhir surat. Pada kesempatan kali ini saya akan menjelaskan mengenai pengertian surat klaim (keluhan) beserta contoh surat klaim (keluhan). Untuk lebih jelasnya dapat anda simak di bawah ini.
Pengertian Surat Klaim (Keluhan) Beserta Contohnya
Pengertian surat klaim (keluhan) ialah jenis surat yang berasal dari instansi tertentu ataupun seseorang atas ketidaknyamanan dan ketidakcocokan terhadap suatu barang, pelayanan, dan sebagainya. Surat klaim dapat disebut sebagai surat pengaduan atau surat keluhan. Contoh surat klaim (keluhan) tersebut seperti surat dari konsumen, surat klaim dalam transaksi perdagangan, dan lain lain. Didalam surat klaim terdapat pengaduan layanan jasa ataupun barang yang dibeli tidak sesuai, maka dari itu seseorang yang membuat surat ini mengharapkan ganti rugi maupun bentuk penyelesaian lainnya. Biasanya surat ini dibuat oleh konsumen yang mendapatkan ketidaknyamanan dalam beberapa hal seperti:
- Barang yang dikirim oleh produsen mengalami keterlambatan karena tidak sesuai dengan jadwal yang dijanjikan.
- Barang yang diterima atau dikirim konsumen tidak sesuai dengan pesanan.
Baca juga : 4 Contoh Surat Izin Tidak Masuk Sekolah Karena Sakit Dan Ada Acara
- Mutu/kualitas barang tidak sesuai dengan harapan konsumen.
- Barang yang dikirim mengalami kerusakan saat diterima oleh konsumen.
- Pelayanan dari karyawan tidak sesuai dengan harapan konsumen.
Berdasarkan hal hal di atas, pengertian surat klaim (keluhan) seperti surat dagang berisi keluhan tentang kerusakan barang saja, namun jenis surat ini juga dapat berupa pengaduan lainnya.
Surat klaim (keluhan) dari seseorang biasanya tidak selalu mudah diterima oleh pihak yang menerima pengaduan tersebut. Untuk mengatasi hal ini, maka diperlukan bukti yang nyata mengenai keluhan atau kekecewaan yang diperoleh oleh konsumen. Dalam pengertian surat klaim (keluhan) ini juga saya jelaskan bahwa apabila anda membuat surat pengaduan dagang maka harus menyertakan struk pembayaran jual beli (kwitansi). Dengan begitu pihak konsumen dapat memberikan bukti dan dapat melakukan beberapa tindakan seperti:
- Melakukan pembatalan pembelian barang.
- Mengharapkan adanya potongan harga dari pihak produsen.
- Meminta pertanggungjawaban apabila barang hilang atau rusak seperti meminta ganti rugi atau mengganti barang baru.
- Meminta pertanggung jawaban lain dengan cara mengganti barang dengan jumlah uang yang sesuai.
Dalam pembuatan surat klaim (keluhan) harus menggunakan kata kata yang resmi dan sopan. Selain itu, keluhan harus disampaikan dengan jelas dan menyertakan barang yang diklaimkan.
Contoh Surat Klaim (Keluhan)
Dibawah ini terdapat contoh surat klaim (keluhan) agar anda dapat lebih paham mengenai jenis surat tersebut. Berikut contoh suratnya:
Toko Serba Murah
Tangerang, 22 Januari 2017
Nomor : 11/II/2017
Perihal : Pengaduan Kerusakan Barang
Lampiran : 1 lembar
PT. Furniture Suka Maju
Jalan Sukaesih No.01
Cilacap
Dengan hormat,
Barang yang harus dikirimkan oleh PT. Furniture Suka Maju ialah:
- 20 Lemari
- 35 Kursi
- 25 Meja
- 25 Sofa
Barang tersebut telah kami terima dengan lengkap. Kami mengucapkan terima kasih atas pelayanan saudara. Namun ketika barang dibuka, kami mendapatkan beberapa kerusakan barang yang telah kami pesan diatas. Berikut beberapa daftar barang yang mengalami kerusakan:
- 8 Meja yang kacanya retak
- 3 Meja yang kacanya pecah
- 6 unit Lemari yang kaca cerminnya mengalami keretakan
Dengan demikian, kami mengucapkan permintaan maaf dikarenakan barang dikirimkan kembali ke PT. Furniture Suka Maju. Kami mengharapkan barang segera digantikan dengan yang baru.
Bersamaan dengan ini, kami juga menyertakan bukti faktur pembelian barang sehingga masalah dapat diselesaikan dengan mudah dan cepat.
Atas perhatiannya, kami mengucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Toko Serba Murah
Khoiriah Nurjannah
Owner
Demikianlah penjelasan mengenai pengertian surat klaim (keluhan) beserta contoh surat klaim (keluhan). Semoga artikel ini dapat bermanfaat untuk anda. Terima kasih.
