Pengertian Surat Klaim (Keluhan) Beserta Contohnya

Diposting pada

Pengertian Surat Klaim (Keluhan) Beserta Contohnya – Merasa kurang puas terhadap barang dan jasa yang diterima bisa dialami oleh siapa saja. Untuk menyelesaikan masalah tersebut konsumen dapat mengirimkan surat klaim sesuai prosedur. Meski memiliki segudang manfaat tapi sayangnya tidak semua orang tau apa yang dimaksud surat klaim atau surat keluhan.

Pengertian Surat Klaim (Keluhan) Beserta Contohnya
Surat Klaim (Keluhan)

Pengertian surat klaim sebenarnya cukup sederhana apabila kita amati dari fungsi dan tujuannya. Biasanya jenis surat satu ini akan mencantumkan alamat penerima disertai isi keluhan yang jelas dan mudah dipahami. Pada bagian akhir tercantum pula nama terang dan tanda tangan penulis. Meski contoh surat klaim sangat sulit dijumpai kontekstualisasinya tapi kita masih bisa mempelajari surat itu dari internet.

Pengertian Surat Klaim (Keluhan) Beserta Contohnya

Mempelajari jenis jenis surat termasuk salah satu kompetensi dasar yang wajib dikuasai siswa. Dari sekian banyak materi kalian akan diajarkan membuat surat klaim ketika berada di bangku SMA.

Walaupun termasuk materi inti tapi ternyata masih ada sejumlah siswa yang kesulitan menghafalnya. Akhirnya mereka pun tidak mengetahui apa yang dimaksud surat klaim secara tepat.

Pada kesempatan kali ini saya akan menjelaskan mengenai pengertian surat klaim (keluhan) beserta contoh surat klaim (keluhan). Untuk lebih jelasnya dapat anda simak di bawah ini.

Definisi Surat Klaim

Pengertian surat klaim (keluhan) ialah jenis surat yang berasal dari instansi tertentu ataupun seseorang atas ketidaknyamanan dan ketidakcocokan terhadap suatu barang, pelayanan, dan sebagainya. Di ranah pendidikan kita juga bisa mengartikan surat klaim sebagai pengaduan/keluhan yang dilayangkan secara tertulis.

Contoh surat klaim (keluhan) tersebut seperti surat dari konsumen, surat klaim dalam transaksi perdagangan, dan lain lain.Di dalam surat klaim terdapat pengaduan layanan jasa ataupun barang yang dibeli tidak sesuai, maka dari itu seseorang yang membuat surat ini mengharapkan ganti rugi maupun bentuk penyelesaian lainnya.

Baca juga : 4 Contoh Surat Izin Tidak Masuk Sekolah Karena Sakit Dan Ada Acara

Biasanya surat ini dibuat oleh konsumen yang mendapatkan ketidaknyamanan dalam beberapa hal seperti:

  1. Barang yang dikirim oleh produsen mengalami keterlambatan karena tidak sesuai dengan jadwal yang dijanjikan.
  2. Barang yang diterima atau dikirim konsumen tidak sesuai dengan pesanan.
  3. Mutu/kualitas barang tidak sesuai dengan harapan konsumen.
  4. Barang yang dikirim mengalami kerusakan saat diterima oleh konsumen.
  5. Pelayanan dari karyawan tidak sesuai dengan harapan konsumen.

Berdasarkan hal hal di atas, pengertian surat klaim (keluhan) seperti surat dagang berisi keluhan tentang kerusakan barang saja, namun jenis surat ini juga dapat berupa pengaduan lainnya.

Fungsi Surat Klaim

Surat klaim (keluhan) dari seseorang biasanya tidak selalu mudah diterima oleh pihak yang menerima pengaduan tersebut. Untuk mengatasi hal ini, maka diperlukan bukti yang nyata mengenai keluhan atau kekecewaan yang diperoleh oleh konsumen.

Dalam pengertian surat klaim (keluhan) di atas telah saya jelaskan bahwa penulisan tidak boleh asal. Untuk menunjukan bahwa keluhan memang berdasarkan keadaan nyata maka kalian wajib menyertakan struk pembelian. Dengan begitu pihak konsumen dapat memberikan bukti dan dapat melakukan beberapa tindakan seperti:

  1. Melakukan pembatalan pembelian barang.
  2. Mengharapkan adanya potongan harga dari pihak produsen.
  3. Meminta pertanggungjawaban apabila barang hilang atau rusak seperti meminta ganti rugi atau mengganti barang baru.
  4. Meminta pertanggung jawaban lain dengan cara mengganti barang dengan jumlah uang yang sesuai.

Dalam pembuatan surat klaim (keluhan) harus menggunakan kata kata yang resmi dan sopan. Selain itu, keluhan harus disampaikan dengan jelas dan menyertakan barang yang diklaimkan.

Contoh Surat Klaim (Keluhan)

Dibawah ini terdapat contoh surat klaim (keluhan) agar anda dapat lebih paham mengenai jenis surat tersebut. Berikut contoh suratnya:

Toko Serba Murah

Tangerang, 22 Januari 2017 

Nomor     : 11/II/2017
Perihal     : Pengaduan Kerusakan Barang
Lampiran : 1 lembar

PT. Furniture Suka Maju
Jalan Sukaesih No.01
Cilacap

Dengan hormat,
Barang yang harus dikirimkan oleh PT. Furniture Suka Maju ialah:

  1. 20 Lemari
  2. 35 Kursi
  3. 25 Meja
  4. 25 Sofa

Barang tersebut telah kami terima dengan lengkap. Kami mengucapkan terima kasih atas pelayanan saudara. Namun ketika barang dibuka, kami mendapatkan beberapa kerusakan barang yang telah kami pesan diatas. Berikut beberapa daftar barang yang mengalami kerusakan:

  • 8 Meja yang kacanya retak
  • 3 Meja yang kacanya pecah
  • 6 unit Lemari yang kaca cerminnya mengalami keretakan

Dengan demikian, kami mengucapkan permintaan maaf dikarenakan barang dikirimkan kembali ke PT. Furniture Suka Maju. Kami mengharapkan barang segera digantikan dengan yang baru.

Bersamaan dengan ini, kami juga menyertakan bukti faktur pembelian barang sehingga masalah dapat diselesaikan dengan mudah dan cepat.
Atas perhatiannya, kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,     
Toko Serba Murah  
Khoiriah Nurjannah
Owner         

Demikianlah penjelasan mengenai pengertian surat klaim (keluhan) beserta contoh surat klaim (keluhan). Semoga artikel ini dapat bermanfaat untuk anda. Terima kasih.

Baca Juga  Perbedaan Puisi dan Pantun Beserta Contohnya Lengkap

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan.